TekniClean’s whistleblowerpolitik

Introduktion til TekniClean A/S’s whistleblowerordning

TekniClean’s whistleblowerordning sikrer et højt beskyttelsesniveau for personer, der indberetter alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold. Ordningen kan benyttes hvis man oplever eller har mistanke om disse alvorlige forhold i TekniClean eller ved forhold og aktiviteter med tilknytning til TekniClean.

TekniClean er en ansvarlig virksomhed med en åben kultur, hvor alle kan føle sig sikre og ytre sig, hvis man oplever potentielle brud på lovgivningen. Som udgangspunkt opfordres medarbejdere til at tale med deres nærmeste chef eller et medlem af direktionen i disse situationer, men det er også muligt at benytte whistleblowerordningen.

I whistleblowerordningen kan medarbejdere og andre interessenter i god tro foretage anonyme eller ikke-anonyme indberetninger om mistanke om potentielle brud på lovgivningen, herunder forhold som kan påføre TekniClean et økonomisk tab eller skade TekniClean’s omdømme.

Hvem kan indberette?

Indberetninger kan indgives af alle, herunder medarbejder, leverandører, aktionærer og andre med tilknytning til TekniClean.

Hvem kan indberettes?

Der kan indberettes om forhold hvori TekniClean’s medarbejdere og andre interessenter med tilknytning til TekniClean er involveret i aktiviteter med direkte relation til TekniClean. Dette gælder både ansatte, direktion og TekniClean’s valgte ledelse.

Hvilke forhold kan indberettes?

Whistleblowerordningen kan kun bruges til at indberette om mistanke om potentielle brud på lovgivningen i aktiviteter med relation til TekniClean. Forhold som for eksempel utilfredshed med løn og samarbejdsvanskeligheder kan ikke indberettes via whistleblowerordningen.

Forhold, der kan indberettes via whistleblowerordningen, er for eksempel oplysninger om:

• Underslæb, tyveri, korruption, bestikkelse, bedrageri, svig, dokumentfalsk, interessekonflikter, afpresning og misbrug af intern viden,
• Uregelmæssigheder vedrørende regnskabsføring og revision,
• Afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger til offentlige myndigheder,
• Fysisk vold og seksuelle krænkelser.

Ovenstående lister er kun eksempler. Hvis du er i tvivl, om din observation skal indberettes eller ej, så opfordres du til at gøre det. Alle henvendelser besvares og behandles.

Hvem behandler indberetninger?

Indberetninger, der falder inden for rammerne af denne politik, behandles af HR-afdelingen i TekniClean – herefter kaldet sagsbehandler. Nogle gange vil behandlingen foregå med hjælp fra eksterne parter, for eksempel advokater eller revisorer.

Hvordan indberetter man?

Der indberettes via link fra vores hjemmeside på www.tekniclean.dk under afsnittet "Profil". Linket viderestiller til en online web-portal. Når indberetningen er afsendt modtages der automatisk en kvittering herfor samt en unik kode der skal bruges for at følge status på indberetningen samt tilbagemeldingen.

Hvordan behandles indberetningerne?

Når en indberetning modtages, foretages en indledende undersøgelse af det indberettede af sagsbehandleren.

Hvis indberetningen viser sig åbenbart ubegrundet, bliver den afvist. Denne afvisning vil blive skrevet direkte på sagen i portalen.

Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at indberetningen ikke kan karakteriseres som åbenlyst ubegrundet, bliver den nærmere undersøgt. Sagen behandles internt og kan eventuelt få ansættelsesretlige konsekvenser for den eller de personer, der indberettes om. Herefter slettes sagen i systemet.

Sagen kan være af en sådan karakter, at den videregives til politiet til yderligere efterforskning.

Alle indberetninger skal indgives i god tro. Det er vigtigt, at systemet ikke benyttes til beskyldninger, hvor der rettes mistanke mod uskyldige personer.

Efterfølgende afklaring og indhentning af yderligere dokumentation

Når man laver en indberetning, får man mulighed for at logge sig på systemet og se, om sagsbehandleren har stillet yderligere spørgsmål til sagen eller efterspørger yderligere dokumentation. Eventuel efterfølgende dialog beror alene på indberetterens villighed til at logge på systemet og besvare sagsbehandlerens spørgsmål.

Fortrolighed og IT-sikkerhed

Alle, der indberetter forhold i god tro, er beskyttet mod enhver form for repressalier. Ansatte i TekniClean, der forsøger at udøve repressalier mod en indberetter, der har indberettet i god tro, bliver mødt med ansættelsesretlige sanktioner. TekniClean vil i videst muligt omfang behandle indberetningen fortroligt.

Det system, som benyttes til at registrere indberetningerne, drives af Webropol, der er et uafhængigt selskab og garanterer for sikkerheden og overholdelse af GDPR-reglerne i systemet. Systemet logger ikke IP-adresser og maskin-ID, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Det er alene den ansvarlige sagsbehandler, der har adgang til sagsbehandlingsdelen i systemet.

Systemet benyttes i hele SOLEMO koncernen, men der differentieres på de enkelte selskaber / lande i online-formularen, hvor der aktivt vælges hvilket selskab der indberettes vedrørende.

Oplysning om registrering til den indberettede person

Sagsbehandleren af indberetningen er forpligtet til at give den person, der indberettes om, oplysning om det indberettede forhold. Der vil i hver enkelt situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår denne meddelelse kan videregives, således at meddelelsen ikke kan få konsekvenser for afdækningen af det indberettede forhold samt indsamlingen af bevismateriale.

Der bliver ikke givet oplysning om, hvem der har foretaget indberetningen, selvom indberetteren har valgt at oplyse sin identitet.

Spørgsmål

Alle spørgsmål om whistleblowerordningen og brugen heraf kan rettes til Vivi Andreasen.